Fundamentos de la gestión de almacenes

La gestión de almacenes abarca las actividades necesarias para controlar el movimiento, el almacenamiento y la manipulación diarios de la mercancía dentro de un almacén. Desempeña un papel importante para garantizar que los productos se reciban, almacenen, ubiquen, preparen, embalen y expidan con precisión y eficiencia.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso de organizar y controlar las operaciones del almacén para que el inventario circule de forma eficiente por las instalaciones. Incluye tanto la manipulación física de la mercancía como la información y los procesos necesarios para mantener registros de inventario exactos.

Un almacén bien gestionado debe saber qué productos están disponibles, dónde se encuentran, cuánto stock hay y qué acciones deben realizarse para atender los pedidos entrantes.

Las operaciones de almacén modernas dependen cada vez más de la tecnología para coordinar estas actividades. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) aporta la capa de software que permite gestionar los flujos de trabajo y las operaciones de almacenamiento.

Por qué es importante la gestión de almacenes

Los almacenes son un eslabón importante entre proveedores, fabricantes, distribuidores y clientes. Unas operaciones de almacén eficientes ayudan a que los productos estén disponibles cuando se necesitan y lleguen a su destino con exactitud y puntualidad.

Una mala gestión del almacén puede provocar inventarios inexactos, un uso ineficiente del espacio, manipulaciones innecesarias, retrasos, errores de preparación y mayores costes operativos.

Por ello, una gestión de almacenes eficaz contribuye directamente a la eficiencia operativa y a la satisfacción del cliente.

Ventajas de una gestión de almacenes eficaz

Mayor exactitud del inventario

Disponer de información de inventario exacta permite a los operadores saber qué stock hay disponible y dónde se encuentra. La información en tiempo real ayuda a reducir discrepancias, roturas de stock e inventario innecesario.

Mayor productividad

Unos procesos claramente definidos y la automatización del almacén pueden reducir el trabajo innecesario y ayudar a los empleados a realizar con más eficiencia la recepción, la preparación, el embalaje y la expedición.

Mejor aprovechamiento del espacio del almacén

La gestión de almacenes ayuda a determinar las ubicaciones de almacenamiento adecuadas y a mejorar el uso del espacio disponible.

Mejor servicio al cliente

Una preparación de pedidos exacta y puntual ayuda a las empresas a entregar los productos correctos a sus clientes en el plazo previsto.

Menores costes operativos

Un mejor control de la mano de obra, el inventario, los equipos y la capacidad de almacenamiento puede reducir gastos operativos innecesarios.

Escalabilidad

Una operación de almacén estructurada se adapta con más facilidad a los cambios de demanda, de volumen de inventario y de actividad de pedidos.

Mayor visibilidad operativa

Los sistemas de almacén recopilan datos operativos que pueden analizarse para detectar cuellos de botella, ineficiencias y oportunidades de mejora.

Cómo funciona la gestión de almacenes

La gestión de almacenes suele empezar cuando la mercancía llega a las instalaciones. Los productos se reciben, se controlan y se registran antes de trasladarse a las ubicaciones de almacenamiento adecuadas.

Una vez almacenado el inventario, el sistema de almacén mantiene la información sobre la ubicación y la cantidad de cada artículo.

Cuando se recibe un pedido, la operación determina qué productos deben recogerse. A continuación, los trabajadores o los equipos automatizados son dirigidos a través del proceso de preparación.

Tras la preparación, los productos se controlan, se embalan y se preparan para su envío. El proceso de expedición registra la información necesaria antes de que la mercancía salga del almacén.

Procesos clave de la gestión de almacenes

Recepción

La recepción es el primer gran proceso del almacén. La mercancía que llega a las instalaciones se identifica, se inspecciona y se registra en el sistema de almacén.

Según la operación, la recepción puede incluir el escaneo de códigos de barras, la comprobación de cantidades, la verificación de la información del producto y la detección de discrepancias entre las entregas previstas y las reales.

Ubicación

La ubicación es el proceso de trasladar la mercancía recibida desde la zona de recepción hasta sus ubicaciones de almacenamiento adecuadas.

Un WMS puede determinar las ubicaciones adecuadas en función de factores como las características del producto, la capacidad disponible, las reglas del almacén y los requisitos operativos.

Almacenamiento

El almacenamiento consiste en mantener el inventario en las ubicaciones adecuadas hasta que se necesite para otra actividad del almacén.

Un almacenamiento eficiente facilita la localización de los productos y puede mejorar el aprovechamiento de la capacidad disponible.

Algunos productos también pueden requerir condiciones ambientales específicas, como temperatura o humedad controladas.

Preparación de pedidos

La preparación de pedidos es el proceso de recoger productos de sus ubicaciones para atender pedidos de clientes o internos.

Los sistemas de almacén pueden determinar los productos y las cantidades que deben prepararse y organizar las tareas según las prioridades operativas.

Una preparación eficiente es especialmente importante, ya que puede representar una parte considerable de la actividad operativa del almacén.

Embalaje

Una vez preparados, los productos se controlan y se preparan para su envío.

El embalaje puede incluir la selección del embalaje adecuado, la verificación del contenido del pedido, el etiquetado y la preparación de la documentación de envío necesaria.

Expedición

El proceso de expedición prepara los pedidos completos para su transporte. Los pedidos pueden organizarse por destino, transportista u otros requisitos de envío antes de cargarse.

El sistema de almacén registra la información de expedición correspondiente para que el estado del inventario y de los pedidos siga siendo exacto.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes, conocido habitualmente como WMS, es un software diseñado para gestionar y optimizar las operaciones del almacén.

Las soluciones WMS modernas pueden coordinar a los empleados, el inventario, los equipos y las tecnologías automatizadas del almacén. También pueden intercambiar información con otros sistemas de la empresa.

Según el almacén, un WMS puede trabajar con tecnologías como lectores de códigos de barras, RFID, equipos automatizados de manutención, robótica y dispositivos vestibles.

El WMS y otros sistemas empresariales

Un WMS no funciona necesariamente como una aplicación aislada. Las operaciones de almacén suelen requerir integración con otros sistemas utilizados en la empresa.

Planificación de recursos empresariales

Los sistemas ERP suelen gestionar procesos empresariales más amplios, como compras, ventas, finanzas y datos maestros. El WMS puede intercambiar información con el ERP para mantener sincronizadas las actividades de la empresa y del almacén.

Gestión del transporte

Los sistemas de gestión del transporte pueden funcionar junto con las soluciones WMS para coordinar las actividades de transporte y entrega.

Automatización y manutención

Los almacenes modernos pueden integrar el software WMS con transportadores, sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación, lanzaderas, robots y otros equipos de manutención.

Implantar un sistema de gestión de almacenes

Implantar un WMS requiere algo más que instalar un software. Las empresas suelen necesitar comprender sus procesos de almacén actuales, identificar los requisitos operativos y definir cómo debe interactuar el nuevo sistema con las tecnologías existentes.

Evaluar las operaciones actuales

El primer paso es comprender los procesos de almacén existentes, los problemas operativos y las oportunidades de mejora.

Seleccionar el WMS adecuado

El sistema elegido debe responder a los requisitos operativos de la organización, a sus procesos de almacén, a las características de su inventario y al crecimiento futuro previsto.

Integrar el sistema

Es posible que el WMS deba intercambiar datos con el ERP y con los sistemas de transporte, de automatización y otros sistemas empresariales.

Formar a los empleados

Los empleados y responsables del almacén necesitan una formación adecuada para comprender los nuevos procesos y tecnologías.

Supervisar y mejorar

Tras la implantación, el rendimiento del almacén debe supervisarse de forma continua. Los datos operativos permiten detectar problemas y mejorar los procesos con el tiempo.

Gestión de almacenes frente a gestión de inventario

La gestión de almacenes y la gestión de inventario están estrechamente relacionadas, pero no son lo mismo.

Gestión de almacenes

La gestión de almacenes se centra en las actividades que se realizan dentro del almacén, como la recepción, el almacenamiento, la ubicación, la preparación, el embalaje y la expedición.

Gestión de inventario

La gestión de inventario se centra en mantener información exacta sobre las cantidades, la disponibilidad y el movimiento del inventario a lo largo de la cadena de suministro.

Gestión de existencias

La gestión de existencias consiste en controlar los niveles de inventario y conciliar las cantidades para que la empresa mantenga niveles de stock adecuados y reponga los productos cuando sea necesario.

El papel del WMS en los almacenes modernos

Los sistemas de gestión de almacenes han pasado de ser simples aplicaciones de seguimiento del inventario a plataformas sofisticadas capaces de coordinar operaciones de almacén complejas.

Las soluciones WMS modernas pueden ofrecer visibilidad en tiempo real del inventario, dirigir las tareas del almacén, optimizar el almacenamiento y la preparación de pedidos y comunicarse con la automatización y otros sistemas de la empresa.

A medida que los almacenes se automatizan y las expectativas de los clientes siguen aumentando, la tecnología de gestión de almacenes desempeña un papel cada vez más importante para mejorar la precisión, la productividad y la eficiencia operativa.